Juan Martínez, Kyocera Printing Solutions Team Leader, habla en esta entrevista de las tendencias en el mercado de equipos multifunción.

¿Qué peso tienen hoy criterios como conectividad, seguridad o sostenibilidad en la decisión de compra de equipos multifunción?

Hoy en día, criterios como la conectividad, la seguridad y la sostenibilidad son absolutamente determinantes en la decisión de compra. Las organizaciones buscan equipos que se integren de forma natural en sus entornos digitales y cloud, que garanticen la protección de la información en un contexto cada vez más exigente y que, además, contribuyan a reducir el impacto ambiental y optimizar los costes operativos. En este sentido, los equipos multifuncionales han evolucionado hacia un papel mucho más estratégico, como un nodo inteligente dentro del flujo de información de la empresa, donde estos tres factores pesan tanto o más que el propio rendimiento del equipo.

¿Qué innovaciones recientes considera más relevantes en el desarrollo de equipos multifunción?

Según Quocirca, la impresión y captura en la nube se ha convertido en una prioridad estratégica, impulsada por modelos de trabajo híbridos y por la necesidad de digitalizar procesos documentales de forma segura y ágil. En Kyocera, por ejemplo, nuestra plataforma Smart Office Cloud responde a esta necesidad de conectividad y eficiencia, permitiendo gestionar flujos de trabajo, impresión y captura documental desde un entorno centralizado y seguro. El multifuncional se convierte así en un punto de acceso natural a la información, facilitando la digitalización, el control de costes y la trazabilidad de los documentos.

A esto se suman avances clave en seguridad, con mecanismos integrados que protegen los datos desde el propio equipo, y mejoras continuas en fiabilidad y sostenibilidad, orientadas a garantizar altos volúmenes de trabajo con el menor impacto posible. En conjunto, estas innovaciones refuerzan el papel del equipo multifuncional como una pieza estratégica dentro del entorno de trabajo moderno.

¿Cómo está evolucionando la integración de los MFP con entornos cloud y plataformas colaborativas?

La integración de los MFP con entornos cloud y plataformas colaborativas se ha convertido en un elemento clave en la estrategia de digitalización de muchas organizaciones. Hoy se espera que el equipo multifuncional esté preparado de forma nativa para trabajar en la nube, facilitando el acceso a la información, la colaboración y la automatización de procesos desde cualquier ubicación.

Más allá del hardware, el foco está en la integración de soluciones y la verticalización, adaptando el equipo a las necesidades específicas de cada sector. Gracias al software integrado en la propia máquina, es posible automatizar flujos documentales, conectar con plataformas de negocio y ofrecer soluciones específicas para ámbitos como administración, sanidad o educación.

Además, esta evolución hacia entornos cloud va acompañada de una mayor exigencia en seguridad, fiabilidad y continuidad operativa, aspectos especialmente críticos en grupos de trabajo y entornos de producción ligera. La nueva gama responde a estas necesidades con una arquitectura robusta, menor tiempo de inactividad y una experiencia de uso optimizada, lo que permite a los clientes avanzar en modelos de trabajo más conectados sin renunciar al control ni a la productividad.

¿De qué forma está impactando la inteligencia artificial en el desarrollo y funcionalidad de los MFP?

La inteligencia artificial está teniendo un impacto muy relevante, ya que está acelerando la evolución del MFP desde un dispositivo de impresión hacia una plataforma inteligente de gestión documental. Su principal aportación está en la automatización de procesos, permitiendo capturar, clasificar y procesar la información de forma más ágil y precisa, reduciendo la intervención manual.

Además, la IA refuerza ámbitos clave como la seguridad, anticipando incidencias, detectando comportamientos anómalos y garantizando una mayor continuidad operativa, algo especialmente crítico en entornos de alto volumen.

Pero, sobre todo, el valor de la IA se entiende dentro de un enfoque más amplio: el de combinar hardware, software y servicios para responder a necesidades reales del cliente. En este sentido, su integración en soluciones de gestión documental o en plataformas cloud permite avanzar hacia modelos más automatizados, conectados y adaptados a cada entorno.

¿Qué avances se están produciendo en mantenimiento predictivo, automatización documental o analítica de uso?

Se están produciendo avances relevantes que consolidan al MFP como un activo inteligente dentro de la infraestructura IT. En mantenimiento predictivo, la incorporación de modelos analíticos basados en IA y telemetría permite monitorizar en tiempo real el estado de los componentes críticos, anticipar fallos y optimizar los ciclos de intervención, maximizando la disponibilidad y reduciendo el TCO.

En el ámbito de la automatización documental, el avance viene impulsado por el software embebido y las plataformas conectadas, que permiten la captura avanzada con OCR, clasificación automática basada en reglas o IA, y la integración directa con sistemas ERP, ECM o repositorios cloud. Esto habilita flujos end‑to‑end completamente digitalizados, con mayor trazabilidad y menor dependencia de procesos manuales.

Por su parte, la analítica de uso aporta capacidades de reporting y explotación de datos a nivel de dispositivo y flota, proporcionando métricas sobre volúmenes, patrones de uso, comportamiento de usuarios o costes asociados. Esta visibilidad permite optimizar la infraestructura, aplicar políticas de impresión más eficientes y alinear el servicio con los objetivos operativos y de sostenibilidad de la organización.

¿Considera que la IA transformará el rol de los equipos multifunción en la oficina? ¿Cómo?

Sin duda, la inteligencia artificial está transformando de forma significativa el rol de los equipos multifuncionales en la oficina. Estamos asistiendo a una evolución clara desde dispositivos centrados en la impresión hacia plataformas inteligentes de gestión de la información.

La incorporación de IA permite que los MFP adopten un comportamiento cada vez más proactivo y autónomo, automatizando procesos como la clasificación documental, la identificación de flujos de trabajo o la optimización operativa, con una menor dependencia de la intervención del usuario. Esto se traduce en una mayor eficiencia, reducción de errores y mejora de la productividad.

Al mismo tiempo, el multifuncional refuerza su integración dentro del ecosistema digital de la organización, conectándose con soluciones cloud y aplicaciones de negocio para facilitar un uso más inteligente de la información y una toma de decisiones basada en datos. La capacidad de analizar patrones de uso y adaptar dinámicamente su funcionamiento será un elemento diferencial.

Asimismo, la IA contribuye a fortalecer aspectos críticos como la seguridad y la continuidad del servicio, anticipando incidencias, detectando anomalías y garantizando entornos de trabajo más resilientes. En este ámbito, también está impulsando nuevas capacidades de protección frente a fugas de información, mediante la identificación automática de datos sensibles, la aplicación de políticas de seguridad en tiempo real y la detección de comportamientos de riesgo en los flujos documentales. Esto permite a las organizaciones proteger mejor su información crítica y reforzar el cumplimiento de los requisitos normativos. En conjunto, esta evolución consolida al MFP como un activo estratégico dentro de la transformación digital de las organizaciones.

¿Qué soluciones están implementando en materia de ciberseguridad, control de acceso y protección de datos?

La tendencia es clara: la seguridad ya no se limita a la infraestructura IT, sino que se integra directamente en el propio equipo multifuncional y en las soluciones que lo rodean. En este sentido, en Kyocera estamos abordando la ciberseguridad desde un enfoque global, combinando software embebido, soluciones de gestión y servicios IT.

A nivel de dispositivo, incorporamos capacidades avanzadas como autenticación de usuario, impresión segura, cifrado de datos y control de accesos, que permiten proteger la información desde el propio equipo. Pero el verdadero valor está en cómo estas funcionalidades se integran con soluciones como MyQ, que permite gestionar de forma centralizada los permisos, el seguimiento de la actividad y la seguridad de la impresión en toda la organización.

Además, con propuestas como Smart Office Cloud, facilitamos un entorno seguro y controlado sin necesidad de infraestructura compleja, permitiendo gestionar documentos, usuarios y flujos de trabajo en cloud con trazabilidad completa.

Por otro lado, desde el área ICT complementamos esta capa con soluciones específicas de ciberseguridad como CyberGuardian, que ayudan a las empresas a proteger su entorno de trabajo, identificar riesgos y cumplir con los requisitos normativos.

En conjunto, hablamos de un enfoque integral en el que el MFP no es un punto vulnerable, sino un elemento plenamente integrado y securizado dentro de la estrategia global de protección de datos del cliente.

¿Qué avances se están logrando en eficiencia energética y reducción del impacto ambiental?

Los avances en este ámbito son cada vez más visibles y responden a una doble necesidad: reducir el impacto ambiental y optimizar los costes operativos. Por un lado, los fabricantes estamos desarrollando equipos con menor consumo energético, gracias a mejoras en los sistemas de calentamiento, modos de reposo más eficientes y una gestión inteligente del uso del dispositivo.

Por otro, se está trabajando en la durabilidad de los componentes y la optimización de los consumibles, con tecnologías que permiten alargar la vida útil de piezas clave y reducir la generación de residuos. Esto no solo disminuye el impacto ambiental, sino que también mejora la fiabilidad del equipo y reduce las intervenciones de mantenimiento.

Además, la integración de software permite un uso más eficiente de los recursos, favoreciendo la reducción del consumo de papel mediante la digitalización de procesos, el control de impresión o la gestión de flotas.

En conjunto, estos avances permiten a las organizaciones avanzar en sus objetivos de sostenibilidad sin renunciar a productividad, alineando la infraestructura de impresión con sus políticas medioambientales y de eficiencia.

¿Qué papel juegan hoy los MFP dentro de los ecosistemas de gestión documental?

Hoy los MFP desempeñan un papel fundamental dentro de los ecosistemas de gestión documental, ya que actúan como un punto de conexión entre el entorno físico y el digital. Han dejado de ser únicamente dispositivos de salida para convertirse en una puerta de entrada a los flujos de información de la organización.

Gracias al software integrado, los equipos multifunción permiten capturar, procesar y distribuir documentos directamente desde el propio dispositivo, integrándose con gestores documentales, plataformas cloud y aplicaciones de negocio. En este ámbito, plataformas como Smart Office Cloud, con sus diferentes soluciones (Kyocera Cloud Capture, Kyocera Cloud Print and Scan, Kyocera Cloud Information Manager), permiten abordar desde la gestión de la impresión hasta la captura y gestión documental, facilitando entornos conectados, seguros y sin complejidad IT.

Esto facilita la automatización de procesos, mejora la trazabilidad de la información y reduce la dependencia del papel. En este contexto, el MFP se consolida como un elemento estratégico dentro de la digitalización, ayudando a las empresas a optimizar sus flujos de trabajo, mejorar la eficiencia operativa y garantizar la seguridad en todo el ciclo de vida del documento.

¿Estamos ante la transición definitiva del MFP hacia una plataforma digital de gestión de información?

Nos encontramos claramente ante un punto de inflexión en la evolución del MFP. Lejos de su concepción tradicional como dispositivo de impresión, el multifunción se está consolidando como una plataforma digital de gestión de la información, plenamente integrada en los procesos y sistemas de la organización.

Esta transformación viene impulsada por la convergencia de software embebido, conectividad cloud y capacidades avanzadas de automatización, que permiten al equipo no solo gestionar documentos en papel, sino intervenir de forma activa en su captura, procesamiento, distribución y control.

En este nuevo contexto, el MFP adopta un papel como nodo inteligente dentro del ecosistema digital corporativo, capaz de conectar usuarios, aplicaciones y repositorios de información de manera segura, eficiente y trazable.

Más que una transición puntual, se trata de una evolución estructural del mercado, en la que las organizaciones demandan soluciones integradas orientadas a procesos. Por su posición estratégica dentro del flujo documental, el MFP está especialmente bien situado para actuar como elemento unificador entre el mundo físico y el digital, aportando valor real en la transformación digital de las empresas.

¿Qué tendencias marcarán la evolución del sector?

El sector está evolucionando claramente hacia un modelo cada vez más orientado a servicios y soluciones, donde el valor ya no reside únicamente en el hardware, sino en la capacidad de acompañar al cliente en la gestión de sus procesos documentales.

En este contexto, veremos un crecimiento sostenido de las plataformas de servicios cloud, que permiten gestionar la impresión, la captura y la información de forma centralizada, flexible y con modelos de pago por uso. Esto facilita a las organizaciones adaptarse a entornos híbridos y reducir la complejidad operativa.

A su vez, cobrarán cada vez más importancia los servicios gestionados y las soluciones verticalizadas, adaptadas a las necesidades específicas de cada sector, integrando impresión, gestión documental, seguridad y cumplimiento normativo en una única propuesta de valor.

La automatización y la inteligencia aplicada serán también palancas clave dentro de estos servicios, permitiendo optimizar procesos, anticipar necesidades y mejorar la experiencia del usuario de forma continua.

En conjunto, el mercado avanza hacia un modelo en el que el multifuncional forma parte de una propuesta de servicio integral, orientada a generar eficiencia, control y valor a largo plazo para el cliente.

¿Cuál es su oferta para este mercado?

Nuestra oferta para este mercado se basa en una propuesta integral que combina hardware de altas prestaciones, software avanzado y servicios gestionados, alineada con las nuevas demandas de digitalización, automatización, seguridad y conectividad. El objetivo es ayudar a las organizaciones a optimizar sus procesos documentales y de información mediante soluciones capaces de integrarse de forma natural en entornos cloud, híbridos y cada vez más distribuidos.

Más allá del dispositivo, apostamos por un enfoque en el que el equipo multifunción actúa como una plataforma de acceso a servicios documentales y de negocio. Gracias a nuestras soluciones de gestión, automatización y seguridad, las organizaciones pueden optimizar flujos de trabajo, garantizar la trazabilidad de la información, proteger datos sensibles y mejorar la eficiencia operativa.

Nuestro portfolio abarca desde equipos para grupos de trabajo y oficinas hasta soluciones de producción y alto volumen, todas ellas diseñadas para ofrecer elevados niveles de fiabilidad, continuidad operativa e integración con los entornos tecnológicos actuales.

Ofrecemos una propuesta orientada a acompañar a las organizaciones en su transformación digital, combinando rendimiento, seguridad, automatización e integración para aportar valor real a cada entorno de trabajo.