El año 2022 tampoco nos ha dado una tregua, ni a la ciudadanía en general ni a las empresas en particular. La invasión rusa de Ucrania ha agravado enormemente la presión inflacionista, y la consiguiente crisis energética y su repercusión en los costes de producción han afectado tanto a los proveedores de TI como a los usuarios finales.

A ello se añade que la fragilidad en la que aún se encuentra sumida la cadena de suministro mundial, a pesar de las leves mejoras, y que, a medida que nos adentramos en un entorno post-pandémico, las economías mundiales siguen viviendo de los fondos (léase Next Generation) aportados por los gobiernos para sostener a las empresas durante todo ese periodo, retrayendo en muchos los casos la inversión.

Desde la perspectiva de las tendencias del mercado de gestión documental para este año 2023, seguimos constatando un retraso por parte de numerosas empresas en la renovación de equipamiento y servicios, aunque también comienzan a despuntar aquellas que desean reactivar esta inversión, al mismo tiempo que capean la recesión económica actual. Como resultado, en 2023 y los años siguientes, esperamos ver una apuesta mayoritaria por el formato A4 en lugar de por el A3, al ser más asequible. El reto para los fabricantes será, por tanto, ofrecer en un equipo A4 la misma experiencia de usuario, eficiencia y productividad de un A3.

Por otra parte y tras experimentar una transformación sin precedentes del entorno laboral con la irrupción de la crisis sanitaria, las organizaciones continúan, tres años después, extrayendo conclusiones sobre la forma óptima de trabajo híbrido para impulsar la productividad y la eficiencia, al tiempo que ofrecen un equilibrio más inteligente entre la vida laboral y personal de sus empleados. Además, la presión inflacionista a la que nos enfrentamos actualmente seguirá impulsando la adopción del trabajo híbrido, dando a las empresas una mayor flexibilidad con su base de costes.

De nuevo en términos de gestión documental, este modelo de trabajo ya es indisociable de la conexión a servicios en la nube para el intercambio de datos, ya sea Microsoft Teams, Google Drive, OneDrive, SharePoint o Box, entre otros, así como a aplicaciones para una impresión móvil, remota y sin contacto.

Las desapercibidas vulnerabilidades de la gestión documental

La seguridad seguirá siendo la otra prioridad para las empresas porque no importa lo inteligentes que sean las medidas de prevención de ciberataques implementadas en los dispositivos, el riesgo siempre está latente. Ya sea buscando vulnerabilidades que no hayan sido protegidas adecuadamente o carezcan de los últimos parches, o a través de la “fuerza bruta”, como en el caso de un ataque DDoS, empresas, desarrolladores y proveedores nos vemos obligados a ponernos al día constantemente.

Sin embargo, un área que se sigue pasando por alto es la impresión. Bien porque las empresas no aprecian su vulnerabilidad o bien porque muchos proveedores de servicios gestionados (managed service provider o MSP, por sus siglas en inglés) no consideran los equipos de impresión y gestión documental un riesgo, en gran parte porque no la consideran parte de su responsabilidad. Sin embargo, como cualquier dispositivo conectado a una red se convierten en un punto final, por lo que deben protegerse.

En este sentido, nuestra responsabilidad continua como proveedores es informar y educar a nuestros clientes sobre las amenazas y vulnerabilidades de la seguridad de la impresión. Para ello, adoptamos un enfoque escalonado, desde una perspectiva tanto física como digital. El propio dispositivo multifunción lleva incorporadas numerosas funciones de seguridad y, con cada nueva generación, mejoramos constantemente el nivel de protección. Por ejemplo, cabe señalar que nuestros últimos equipos multifunción A3 incorporan la tecnología antimalware de Bitdefender, uno de los proveedores líderes del mercado en seguridad tanto para empresas como para consumidores y un gran valor añadido para nuestros clientes.

Luego está la propia seguridad de la impresión. El software de gestión de impresión permite a las empresas hacer un seguimiento de lo que se imprime y quién lo imprime, lo que añade otra capa de seguridad. A su vez, la liberación segura de la impresión añade una capa más física para el usuario, ya que el documento sólo es liberado cuando este se acerca al equipo multifunción y ejecuta la orden.

En cuanto a la capa digital, nos conectamos al entorno de infraestructura y servicios de TI, y aprovechamos las herramientas de los procesos empresariales disponibles para reforzar la seguridad de forma proactiva. En nuestro caso concreto, aprovechamos nuestra capacidad de TI para crear un servicio que aprovecha las conocidas como plataformas de Gestión de Eventos e Información de Seguridad (SIEM), encargadas de supervisar todo el tráfico que entra en el entorno de un cliente. Con el tiempo, el SIEM crea una serie de perfiles para prever un posible ataque a un dispositivo de impresión. Las alertas se envían entonces al departamento de TI del cliente o al proveedor de servicios gestionados para que actúe y resuelva rápidamente.

En definitiva y con independencia de las numerosas presiones a las que se enfrentan las organizaciones, es responsabilidad de los proveedores de soluciones de impresión y gestión documental seguir haciendo frente a cualquier coyuntura para que nuestros dispositivos conectados sigan ayudando a evolucionar el trabajo híbrido y, por extensión, las estrategias de negocio.