Sólo el 10% de los trabajadores considera que los equipos de impresión multifunción pueden suponer un riesgo para la seguridad de su empresa y ser objeto de un ataque al mismo nivel que otros dispositivos profesionales como los PC o los portátiles. Así lo desvela un estudio realizado por Sharp entre más de 5.500 empleados de pequeñas y medianas empresas europeas, y que concluye que la mayoría de ellas subestiman la importancia de contar con herramientas de seguridad de impresión, así como de formar a sus recursos humanos en buenas prácticas de uso.

Así, según la investigación de Sharp, el 62% de los trabajadores de empresas con menos de 49 empleados declara no precisar de ninguna autenticación para usar estos equipos, cifra que baja al 43%, en el caso de empresas con entre 151 y 250 empleados. Además, el 40% declara no haber recibido formación sobre su uso seguro, mientras el 55% dice desconocer que los hackers puedan interceptar un documento escaneado.

El estudio de Sharp señala también que el 25% de los trabajadores ha encontrado información confidencial o personal no destinada a ellos en la bandeja de salida del equipo multifunción. Asimismo, un 28% ha impreso documentos personales creados fuera del lugar de trabajo y un 14% documentos descargados a pesar de la advertencia de su peligrosidad.

Según Juan Marco, director comercial de Sharp España, “los riesgos de no controlar el uso de los equipos multifunción van desde la carga de malware, intencionadamente o no, a la fuga de los datos confidenciales de los documentos abandonados por un descuido en la bandeja de salida. En este sentido, las pymes tienen un grave problema de percepción de los peligros de carecer de sistemas de seguridad de impresión. La solución -señala Marco- comienza con la formación de los trabajadores, pero, para tener un impacto duradero, ha de acompañarse de la tecnología que permita configurar una estrategia integral de seguridad”.

Según Sharp, la implantación de esta estrategia integral de seguridad debe tener en cuenta las siguientes áreas de actuación: la red corporativa a la que se conectan los equipos multifunción; las actividades relacionadas con la salida de documentos, como impresión, digitalización y envío por fax y correo electrónico; la gestión de los archivos electrónicos y en papel; y, por último, el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

A este respecto, cabe señalar que la amplia gama de equipos de impresión Sharp para oficina y alta producción dispone de serie de funciones avanzadas de seguridad, así como de la certificación SSL-Security Socket Layer (capa de conexión segura) que verifica automáticamente la seguridad de todos los servidores externos que se comunican con el multifunción.

Asimismo, y para garantizar la seguridad de las redes, los equipos de Sharp cuentan con funciones avanzadas como la sobreescritura de los datos del disco duro tras cada tarea de copia, impresión, digitalización o envío de fax, el cifrado del almacenamiento o la protección con contraseña. Además, permiten, de forma opcional, instalar un kit avanzado de seguridad de datos (DSK) con certificación HCD-PP (Hard Copy Device Protection Profile) y un gestor de dispositivos remotos (SRDM) para facilitar la gestión del parque instalado por amplio que sea.

Los equipos de Sharp permiten también configurar un sistema de gestión de las salidas de documentos que incluye el control de acceso mediante la autenticación del usuario, la aplicación de reglas de impresión, la restricción de funcionalidades en función del perfil del empleado, y el seguimiento y disposición de información precisa de todos los documentos gestionados.

Por su parte, en cuanto a la seguridad de los documentos, Sharp garantiza a las empresas la trazabilidad del ciclo de vida de estos desde su captura (digitalización, indexación y direccionamiento), su almacenamiento, su gestión, incluido el establecimiento de derechos de acceso y el seguimiento de las distintas versiones, su conservación por motivos legales, su eliminación de forma segura o su integración con, por ejemplo, sistemas de contabilidad o ERP.

Por último, los servicios profesionales de Sharp abarcan todos los aspectos de la seguridad de los datos, incluida la gestión de la información identificable y personal, para ayudar a las empresas a cumplir el RGPD.