En todos los sectores y tamaños de empresa, la inteligencia artificial (IA) está cambiando la forma en que se captura, procesa, comparte y protege la información. Ya sea una empresa financiera que concilia estados de cuenta mensuales, un hospital que gestiona formularios de admisión de pacientes o un bufete de abogados que revisa expedientes, la IA está ayudando a reimaginar los flujos de trabajo de documentos e impresión.

La prueba está en cómo los responsables de la toma de decisiones de TI están invirtiendo e implementando la IA. Una encuesta reciente de usuarios finales de Keypoint Intelligence muestra que el 95 % de las empresas estadounidenses están explorando la IA para los flujos de trabajo y la automatización de documentos, alejándose de las tareas manuales y los sistemas aislados. El objetivo es que los flujos de trabajo sean más inteligentes, rápidos y seguros.

Para el canal de tecnología de impresión y entornos de trabajo, este cambio representa una oportunidad ideal para reposicionar las soluciones de impresión e imagen en el centro de la transformación digital (DX) de una empresa.

La IA está transformando el panorama de la impresión en el entorno de trabajo

La IA ahora está integrada en muchas funciones del flujo de trabajo que antes se consideraban rutinarias: escanear un documento, procesar un formulario, recuperar un archivo o enviar un trabajo a imprimir. Tecnologías de IA como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y la visión artificial permiten que los sistemas del entorno de trabajo lean, interpreten, dirijan e incluso tomen decisiones sobre el contenido de los documentos.

Ejemplos: El dispositivo multifunción de un bufete de abogados puede identificar si un documento escaneado es un contrato o una declaración jurada y archivarlo automáticamente. Una clínica médica puede usar IA para redactar información médica personal antes de enviar los archivos a terceros. El sistema administrativo de una aseguradora puede extraer automáticamente datos de los formularios de reclamaciones y marcar los campos faltantes para su revisión. Una universidad puede categorizar automáticamente las transcripciones y los expedientes académicos, agilizando la admisión y el archivo.

La adopción intersectorial se está acelerando

El deseo de eficiencia, combinado con la mayor disponibilidad de funciones y tecnologías de IA, ha acelerado la adopción de la IA en todos los sectores. Los responsables de la toma de decisiones de TI adoptan cada vez más la integración de la IA en herramientas ya existentes, desde dispositivos multifunción hasta plataformas de gestión documental.

Los profesionales sanitarios utilizan la IA para digitalizar formularios de pacientes, detectar información sensible y enviar datos de forma segura a los historiales clínicos electrónicos (HCE). Los flujos de trabajo de escaneo basados en IA reducen el tiempo dedicado a la gestión de documentos físicos y minimizan los riesgos de incumplimiento de la HIPAA.

Las instituciones de servicios financieros y banca gestionan grandes volúmenes de contenido sensible y regulado. La IA puede mejorar la documentación de cumplimiento normativo y la gestión de riesgos, automatizar el procesamiento de préstamos y verificar la identidad para la incorporación de clientes.

Las aseguradoras utilizan la IA en la suscripción y la gestión de reclamaciones para escanear, leer y priorizar formularios y correspondencia. Las herramientas de IA para documentos, en combinación con dispositivos de impresión y captura conectados a la nube, reducen el papeleo y agilizan la toma de decisiones al procesar reclamaciones.

Los profesionales del derecho aprovechan la IA para la redacción inteligente, la clasificación de expedientes y el análisis de contratos, áreas que se interrelacionan con los flujos de trabajo de impresión y documentos. La IA ahora gestiona las convenciones y revisiones de nombres de archivo, lo que permite a los profesionales del derecho centrarse en el trabajo con el cliente.

El sector educativo se enfrenta a una gran carga administrativa. Las escuelas están adoptando la IA para optimizar la gestión de registros, automatizar el enrutamiento de transcripciones y gestionar el uso de la impresión. El seguimiento de costes basado en IA y la impresión segura gestionada en la nube ayudan a las escuelas a mejorar la eficiencia sin sacrificar la privacidad.

Los entornos de fabricación y logística utilizan la IA para automatizar la captura y el procesamiento de documentos de entrega, listas de empaque y facturas. La IA también ayuda a digitalizar los documentos de control de calidad e inspección. Las impresoras multifunción inteligentes equipadas con flujos de trabajo de IA pueden reducir la brecha entre la documentación física y digital.

Se necesita una guía fiable de IA en cada paso

A pesar de los diferentes casos de uso en los distintos sectores, existe una tendencia general: si bien los líderes de TI están interesados en la IA, muchos carecen de una hoja de ruta para implementarla en sus entornos de impresión y documentación.

Esto abre una puerta estratégica para que los proveedores de tecnología: Ofrecer soluciones de captura e impresión basadas en IA, adaptadas a las necesidades de cumplimiento específicas del sector; Desarrollar servicios de consultoría en torno a la formación, la gobernanza y la medición del ROI de la IA; Ofrecer paquetes integrales que combinen hardware para impresoras multifunción, herramientas de flujo de trabajo en la nube y automatización inteligente; A medida que la IA se integra más, los proveedores que puedan comunicar eficazmente la propuesta de valor de las capacidades de IA en casos de uso reales ganarán confianza y cuota de mercado.

¿Qué frena a las organizaciones?

Si bien existen oportunidades, aún existen barreras. En todos los sectores, los responsables de la toma de decisiones se muestran cautelosos con respecto a: Cumplimiento ético y normativo (especialmente en los sectores de la salud, la administración pública y las finanzas). Desafíos de la gestión del cambio y la pérdida de puestos de trabajo. Disponibilidad e integración de datos, incluyendo formatos de archivo inconsistentes y silos de información.

Por lo tanto, es fundamental que las soluciones no solo funcionen, sino que también generen confianza, especialmente al gestionar documentos sensibles o críticos. Para los proveedores, es fundamental diseñar flujos de trabajo (e incluso ofrecer pruebas de concepto) auditables y explicables. Ofrezca transparencia explícita en torno al manejo de datos y la capacitación en modelos de IA, y brinde soporte consultivo continuo a los equipos de TI o usuarios finales con herramientas de incorporación, prueba y capacitación. La confianza en el proveedor es tan crucial como la confianza en la IA.

El camino a seguir: Colaboración para el éxito de la IA

La IA está transformando la forma en que las organizaciones gestionan los documentos, evolucionando en última instancia el proceso de transformación digital (DX). Si bien el debate sobre la DX no es nuevo, a medida que la IA se vuelve más predominante en los sistemas del lugar de trabajo, la oportunidad para que los proveedores de tecnología se conviertan en socios consultivos de transformación se amplía, y el valor específico para cada sector vertical es innegable.

El futuro de los flujos de trabajo de impresión y documentos reside en la automatización inteligente, impulsada por IA, guiada por las necesidades del sector y proporcionada mediante colaboraciones de confianza. Los profesionales de la tecnología en el lugar de trabajo están en una posición privilegiada para liderar este cambio con soluciones prácticas e inteligentes que ayudan a los clientes a optimizar la eficiencia, mejorar la precisión y anticiparse a las nuevas tendencias.