Las organizaciones están cambiando la manera de gestionar sus procesos a exigencia de la transformación digital, aunque en muchos casos este salto viene impulsado definitivamente por factores regulatorios. En concreto, dentro del sector hotelero español, el marco normativo vigente demanda a estas empresas disponer de herramientas adecuadas con las que capturar documentos identificativos de los viajeros, generar partes de clientes y ponerlos a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.

Para abordar este reto con tecnología de calidad, PFU (Fujitsu) se ha aliado con IdemSOFT, compañía especializada en soluciones de gestión y desarrollo web integrado para negocios, y Aryan Comunicaciones, como mayorista, con el objetivo de ofrecer a la red de canal una propuesta de digitalización documental dirigida a grandes cadenas hoteleras, pequeños hoteles y alojamientos rurales.

El dispositivo de digitalización Fujitsu fi-65F y el software de gestión hotelera de IdemSOFT, junto con los servicios logísticos, financieros y técnicos de Aryan Comunicaciones, permiten obtener una solución integral cerrada mediante la que se cubre una oportunidad de negocio real en el sector de hospedaje en España. Con la normativa de protección de datos europea (GDPR) y la Ley del viajero (Orden INT/1922/2003, de 3 de julio), las compañías de alojamiento están obligadas al registro documental de los clientes y a facilitar esta información por cuestiones de seguridad ciudadana.

Gracias a la integración del software de IdemSOFT en el fi-65F, los DNIs y pasaportes de los viajeros se digitalizan con una calidad del dato óptima que posibilita reconocer y extraer información de diferentes campos y anexarla eficientemente a una ficha para cualquier operativa de oficina y negocios en la que sea necesaria. Es también la única solución de gestión del mercado que reporta directamente estos partes a los sistemas de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, cumpliendo así con la normativa en vigor y los requisitos en seguridad de la información. Todo esto da como resultado una mejora única, rápida, fiable y profesional de la experiencia de usuario.

En España, los sistemas digitales de gestión para planificar y organizar hospedajes son cada vez más utilizados y, de acuerdo a una encuesta realizada en 2018 por la Federación Española de Hostelería, el 64,3% de los empresarios hoteleros afirma tener alguna herramienta de este tipo. Sin embargo, en la mayoría de estos negocios donde se escanean diariamente numerosos DNIs (90%), pasaportes (5%) y otros documentos (5%), según datos de PFU (Fujitsu), continúa muy extendida la presencia de impresoras multifunción (MFPs), cuyos resultados no siempre son los adecuados para esta tarea.

“Como clientes de hotel, a casi todos nos han pedido alguna vez que dejemos nuestros documentos personales en recepción por falta de operativa o problemas con la gestión manual de estos datos. Si para ello utilizan una MFP, los operarios fotocopian primero la identificación y digitalizan posteriormente el documento en papel resultante a través de la bandeja o el cristal del equipo. A lo largo de este proceso están perdiendo rapidez, fiabilidad y profesionalidad no solo detrás del mostrador, sino en cuanto a las posibilidades de mejora exponenciales en experiencia de usuario”, comenta Silvia Ustarroz, Partner Manager de Fujitsu Technologies.

“El papel no es amigo del GDPR, porque la ley exige a las compañías hoteleras demostrar que están poniendo medidas para tener estos documentos y su acceso bajo control, sobre todo, teniendo en cuenta que contienen información confidencial de personas. Las multifuncionales suelen ubicarse en back-office, por lo que el viajero pierde de vista su documento acreditativo, mientras que el escáner Fujitsu fi-65F cuenta con las dimensiones y la tecnología apropiadas para garantizar la seguridad de la información digitalizada y realizar todo el proceso de escaneo cerca del cliente”.

El escáner Fujitsu fi-65F está pensado para particulares u organizaciones que necesitan digitalizar de manera profesional, rápida y fácil documentos de pequeño formato. Con un diseño ultracompacto que puede instalarse en cualquier espacio, este dispositivo es capaz de escanear en blanco y negocio en solo un segundo entre 200 y 300dpi, mientras que a color tarda 1,7 segundos a una resolución de 200dpi, lo que aporta máxima eficiencia para el proceso de check-in en hoteles y una mejor experiencia de uso siempre de cara a cliente. Su controlador profesional PaperStream aplica también técnicas de inteligencia artificial para garantizar la legibilidad automática de los datos.

IdemSOFT, como ISV (Independent Software Vendor), aporta la solución de gestión que permite crear el parte de viajero, siguiendo unos sencillos pasos, y vincular estos datos automáticamente a los sistemas de Policía, Guardia Civil y Mossos, en línea con lo estipulado por la Ley del viajero y en cumplimiento con el GDPR. Actualmente, la compañía ofrece este programa bajo dos modalidades diferentes: IdemHOTEL: programa de gestión completa para hostelería que incluye generación y envío del parte de viajero, un módulo TPV integrado para bares y restaurantes, además de una web responsive específica para el sector. IdemPARTES: programa para generación del parte de viajero y su envío directo sin intervención del usuario.

Desde IdemSOFT, su gerente, Alfonso Zafón, explica que “ante la obligación del envío de estos partes, hemos buscado la forma más eficiente y segura para llevar a cabo este proceso con la mínima dedicación por parte del establecimiento hotelero”. “Con IdemHOTEL, el personal de recepción solo tiene que escanear el documento. El programa se encarga automáticamente de poner al viajero en la reserva y enviar el parte al cuerpo de seguridad que corresponda”.

Por su parte, el mayorista Aryan Comunicaciones juega un papel clave en esta colaboración a través de sus resellers especializados en la venta de soluciones de digitalización a distintos negocios, quienes llevarán esta propuesta integral avanzada al cliente final. “El principal papel del integrador es ayudar al empresario acerca de la mejor inversión en tecnología, y poder contribuir en el desarrollo de nuevos servicios o productos adaptados a las necesidades y demandas planteadas por cada nuevo cliente. En este sentido, Aryan Comunicaciones también puede acompañar al partner en ese camino gracias a su experiencia de más de 25 años en el sector y el respaldo de nuestro Departamento de Soporte Preventa, donde podrán encontrar el apoyo que necesitan para hacer frente a proyectos tecnológicamente cada día más complejos, llegando a prestarles un servicio de consultoría preventa, postventa e integración de la solución, si el partner así lo demandara", apunta Mario Márquez, Director Sales & Marketing de Aryan Comunicaciones.