La filial de Fujitsu PFU (EMEA) Limited ha presentado, de la mano de Jesús Cabañas, Regional Sales Manager de Iberia y de Klaus Schulz, Senior Product Marketing Manager, las ventajas del software de captura PaperStream Capture Pro de cara a abordar los nuevos retos de la digitalización de documentos, como la entrada en vigor del nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Durante la presentación se realizó una demo en vivo para mostrar varios casos de uso de la tecnología y su utilidad para afrontar dichos retos.

En combinación con los escáneres documentales de la Serie fi y de la Serie SP, el software ofrece a las empresas la posibilidad de convertir rápidamente los datos en papel en una valiosa información digital. PaperStream Capture Pro está diseñado para minimizar el esfuerzo necesario para integrar los documentos en papel en los procesos de negocio, dotándolos de mayor eficiencia operativa en todo tipo de empresas, desde las PyMEs (Pequeña y Medianas Empresas) hasta las grandes compañías o administraciones públicas.

En la presentación también ha quedado patente como el software permite el escaneo y la consolidación de imágenes provenientes de múltiples fuentes (escáneres de la Serie fi, Serie SP, multifuncionales, viejos archivos TIFF, etc.). Todos ellos pueden incorporarse y ser procesados permitiendo realizar una captura estandarizada, y de calidad.

PaperStream Capture Pro permite gestionar los metadatos extraídos de los documentos escaneados que, una vez verificados, se pueden usar para indexar automáticamente los ficheros y archivarlos en la ubicación de almacenamiento back-end deseada, ya sean, repositorios locales, en la nube, o flujos de trabajo ECM (Enterprise Content Management) o DMS (Document Management System), según reglas preestablecidas y perfiles de usuario.

Asimismo, los administradores pueden configurar lotes para trabajar de forma concurrente entre más de siete usuarios, permitiendo implementar operaciones descentralizadas. Los recursos de captura se pueden ampliar de manera flexible para adaptarse a la estructura, ubicaciones y tamaño de una organización. Aumenta la eficiencia al aunar en un proceso de captura estandarizado todas las imágenes digitalizadas provenientes de diferentes orígenes, lo que garantiza la calidad de los datos y un procesamiento sin interrupciones.

Durante la sesión, Jesús Cabañas ha señalado que “PaperStream Capture Pro automatiza la extracción de datos y el proceso de indexación, alimentando los procesos de negocio con datos de calidad y permite, igualmente, generar informes detallados para supervisar el rendimiento de la estación de captura, y del archivo de lotes. Esto garantiza una mejor distribución de la carga de trabajo y la medición del rendimiento”.

También se han destacado funcionalidades adicionales como el reconocimiento de códigos de barras y el óptico de caracteres (OCR) multizonal para especificar métodos de separación de documentos y la aplicación de hasta 20 variables para las reglas de denominación de archivos.

Con una interfaz intuitiva, PaperStream Capture Pro ofrece una sencilla navegación y configuración de perfiles, agilizando el proceso de conversión de papel en imágenes de alta calidad e información indexada. La perfecta integración del software con el controlador del escáner dotado de funcionalidades de optimización de imágenes PaperStream IP, elimina los conflictos potenciales que pudieran ocurrir cuando se utilizan productos de terceros. Esta solución integrada es muy fácil de usar y sus actualizaciones son gratuitas a través de un sencillo proceso y su coste no varía se escanee 1 millón o 50 millones de documentos.

"PaperStream Capture Pro es una solución de captura única que reduce drásticamente el tiempo y los costes de proceso, al tiempo que mantiene el más alto nivel de calidad de imagen", afirma Klaus Schulz, PFU (EMEA) Limited. "PaperStream Capture Pro y PaperStream IP combinados con los escáneres líderes del sector de Fujitsu simplifican los procesos de captura complejos, desde el escaneo hasta la gestión y almacenamiento de datos".