Los profesionales en la actualidad y el futuro tienen exigencias distintas a las generaciones anteriores. Quieren elegir cuándo y dónde trabajan en lugar de ser ubicados en un lugar con un horario determinado. Los empleadores necesitan darles plena autonomía para hacer posible el trabajo móvil desde cualquier lugar, lo que significa acceso ilimitado a la red, a los datos y a las aplicaciones de la empresa. Sin embargo, de acuerdo a un estudio comparativo llevado a cabo en diez países europeos entre los clientes* de Konica Minolta en septiembre y noviembre de 2017, muchas empresas todavía ven esto como un gran reto y no pueden ofrecerlo.

En el estudio se examinaron los retos a los que se enfrentan los gestores de información y los interlocutores de los procesos de negocio y la forma en que están trabajando para abordarlos. El reto de proporcionar un acceso amplio, seguro y con capacidad de búsqueda al contenido se vuelve más difícil cuando se tienen en cuenta aspectos como la búsqueda en múltiples sistemas ERP (Enterprise Content Management) o DMS (Document Management System) y el acceso a documentos desde dispositivos móviles. Los encuestados calificaron el amplio acceso (41%) y las sólidas capacidades de búsqueda (34%) como sus principales desafíos para la gestión de la información. Por otro lado, el 57% no facilita acceso móvil a documentos y el 44% admite que proporciona a sus usuarios una búsqueda deficiente o no disponible.

En tiempos de sobrecarga de información y explosión de volúmenes de contenido generado electrónicamente, todavía sólo el 53% de las organizaciones encuestadas cuentan con un sistema de gestión de documentos o contenidos. Aunque la generación de documentos y formularios forma parte del conjunto de herramientas de los procesos de negocio desde hace unos treinta años y las primeras implementaciones importantes de sistemas de gestión de documentos tuvieron lugar hace más de veinte años, sólo el 31% cuenta con sistemas de visión que alimentan sus procesos de negocio. El 14% de los que no cuentan con sistemas de gestión de documentos o de gestión de la información (5% del total de la encuesta) admiten que tienen archivos compartidos o en la nube "algo caóticos" y el 43% se apoyan en los archivos adjuntos del correo electrónico y los discos duros personales para compartir documentos.

A partir del 25 de mayo se aplicará el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) de la Unión Europea. Descrito como el cambio más importante en la regulación de la privacidad de datos en 20 años, a través de las compañías de GDPR se requiere asegurar un almacenamiento seguro y adecuado de los datos de ciudadanos, clientes, prospectos y empleados. Según la encuesta, el 28% citó a GDPR como su mayor desafío para los servicios de documentación. El 43% de los encuestados de organizaciones de menos de 50 empleados dicen que no saben lo suficiente sobre GDPR como para hacer cambios en sus procesos y sistemas, mientras que GDPR está causando que el 47% de las más de 500 organizaciones reconsideren sus procesos de datos de clientes, reforzando la seguridad y mejorando la gestión de registros.

Accounts Payable (29%) y Accounts Receivable (12%) son las aplicaciones de procesos habilitadas para captura más populares, seguidas por servicio al cliente/gestión de casos (10%) y recursos humanos (8%). El 36% captura para el archivado y el 37% no tiene aplicaciones habilitadas para la captura. Konica Minolta quería saber la razón. Son demasiado pequeñas e irrelevantes por razones obvias, pero el 14% necesita una mejor justificación de los costes. El 10% siente que les falta experiencia y el 11% necesita a alguien que les muestre el camino.

El 51% calificó una mayor agilidad y flexibilidad organizativa como sus mayores beneficios como resultado de sus iniciativas de documentos y procesos. Esto aúna aspectos como el cambio organizativo, la optimización de procesos, la respuesta al cliente, la externalización y la adaptación a entornos empresariales cambiantes. El siguiente paso es un mayor intercambio de conocimiento, dentro y entre los equipos (39%), seguido de un mejor servicio al cliente y una mayor retención (35%). Todos estos beneficios son intangibles y difíciles de poner precio, pero son fundamentales para construir negocios exitosos.

A pesar de la naturaleza intangible de muchos de los beneficios, la aprobación de la inversión en la mayoría de las organizaciones se rige por criterios de retorno sobre la inversión. La encuesta indica que un tercio de las iniciativas de documentos y procesos, devuelven la inversión en 12 meses o menos y dos tercios, en un plazo de dos años. El 62% de los encuestados está planeando aumentar su inversión en sistemas de documentos y/o procesos en los próximos dos años.

“La forma en que la gente trabaja hoy en día ha provocado que la manera en que la gente interactúa con la información cambie. El acceso fácil e intuitivo es cada vez más importante para garantizar que todos puedan hacer su trabajo lo mejor y más eficaz posible", comenta Marcel Cobussen, Business Development and Product Marketing Manager en Konica Minolta Business Solutions Europe. “Una buena estrategia de gestión de la información es clave para que cada empresa atienda a sus usuarios, sea competitiva y se asegure de cumplir con la normativa".