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Digitalización de documentos en presencia del usuario o en origen, mucho más allá de la eficiencia operativa

26-03-2018

Debido a la inminente puesta en marcha de la nueva normativa europea de protección de datos RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) “reducir el papel” dentro de las oficinas ha pasado de ser una preocupación casi exclusiva del departamento de asuntos generales a incluirse en las agendas del CEO, de la Asesoría Legal (por las implicaciones legales), del CFO (por los riesgos financieros) y del CIO (por las implicaciones tecnológicas).

Los criterios de eficiencia y responsabilidad con el medio ambiente que se utilizaban como argumento para la transformación de procesos de negocio basados en papel en digitales han pasado a un segundo plano, eclipsados por el riesgo de sanciones y la seguridad.

Mantener la información en papel, bajo control, puede, en muchos casos, convertirse en algo complejo de gestionar. No sólo estoy hablando del acceso a la misma, sino del control, es decir de “qué información” de “qué tipo” y de “que personas” aparece en la misma. Las multas de hasta un 4% son un gran incentivo para impulsar un cambio en cómo se gestiona en general, la información en papel dentro de las organizaciones.

Sólo caben dos opciones, la primera sería ponerse en manos de especialistas que se encarguen de la digitalización, custodia y expurgo de la información. La segunda es evitar la libre circulación de documentación en papel, en la medida de lo posible, dentro de las oficinas. Esto puede conseguirse con una digitalización “en origen” (proporcionada por el cliente) o “presencial” (lo digitalizo delante del cliente y se lo devuelvo).

Digitalización de documentos en presencia del usuario o en origen, mucho más allá de la eficiencia operativaSin embargo, la digitalización en origen puede ser la mejor alternativa, tiene una serie de inconvenientes: No existe control acerca de la calidad de la información digitalizada, poniendo en riesgo la eficacia del tratamiento automático posterior de las imágenes, ya que son pocos los usuarios que disponen de escáneres documentales que puedan garantizar una buena calidad. La digitalización en origen sería una buena solución para las administraciones públicas esto, pero nos encontramos que la documentación digitalizada tiene que ser una “Copia Auténtica”, conforme a los estándares de la administración (B/N, 200dpi) y avalada por un funcionario responsable de garantizar la integridad y la veracidad de la copia.

La digitalización presencial, delante del cliente, se convierte, por tanto, en un bien necesario para reducir la dependencia al uso de papel. Para optimizar la mejora de los procesos, las empresas necesitan de dispositivos fiables y software adecuados que permitan que el proceso sea eficaz (integridad documental y contenido legible) y eficiente (rápido y sin dañar los documentos originales).

En la actualidad, gracias a la amplia experiencia con clientes de todo el mundo y casi 40 años de trabajo en I+D (Investigación y Desarrollo), desde Fujitsu podemos garantizar que cualquier tipo de documento puede ser escaneado consiguiendo que el contenido de la mismo sea legible y fiel al original.

La legibilidad es un tema clave, cuya dificultad radica en convertir un documento a color en blanco y negro, siendo perfectamente legible (incluyendo textos sombreados, zonas de bajo contraste, etc.) sin que el operario tenga que navegar por infinitas opciones de configuración de la captura. Cualquier experto conoce la complejidad del proceso y lo necesario de algoritmos y tecnologías específicas (DTC, SDTC, IPC, VRS). El éxito de la indexación posterior o de la localización de la imagen por su contenido tras el proceso de OCR no será operativo si la conversión no ha sido de calidad.

Una vez conseguida una digitalización eficaz, necesitamos conseguir hacerla eficiente (rápida y sin dañar originales). Hacer un escáner de, 30 ppm o 60 ppm a doble cara es algo relativamente sencillo, sin embargo, de nada sirve un equipo a 60ppm si el operario tiene que perder mucho tiempo en separar los documentos previamente en función del tamaño, grosor, características de impresión o tener que contar las hojas con posterioridad para asegurarme de que es una “Copia Auténtica”. Es aquí donde juegan un papel primordial los mecanismos avanzados de separación de documentos y unas tecnologías acústicas que nos permita detectar cuando los documentos pueden sufrir algún daño o incluso si tienen alguna grapa adosada.

Tan importante como lo anterior es contar con un software adecuado que permita verificar, en tiempo real, cualquier anomalía en el proceso y resolverlo lo antes posible delante del cliente. Una digitalización eficiente, de calidad, debe disponer de un software de captura que avise cuando existan documentos de mala calidad, esquinas dobladas o ilegibles y que permita re-escanearlos sin tener que volver a digitalizar todo el lote.

Como he comentado, los retos de la digitalización, son muchos, disponemos de la tecnología apropiada para hacer el proceso de conversión eficaz y eficiente, y es labor de Empresas y Administraciones dotarse de los recursos adecuados para que este proceso, cada vez más necesario, no se convierta en un dolor de cabeza para los operarios ni en un agujero negro donde se pierde información para los procesos de negocio.

Jesús Cabañas Moreno
Regional Sales Manager Iberia, PFU (EMEA) Limited – a Fujitsu company


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