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El grupo de empresas alemán Dr. Güldener confía en Compart para sus data centers

05-02-2018

Con un volumen de facturación de 7 mil millones de euros, el grupo de empresas Dr. Güldener Group es uno de los mayores proveedores de servicios de facturación en el mercado alemán de la asistencia sanitaria. Los especialistas en facturación dental del grupo German Dental Data centers -Los Centros de Datos Dentales Alemanes- (DZRs) contribuyen significativamente a este éxito. Estos data centers confían en un procesamiento vanguardista de los documentos – y uno de los componentes centrales del sistema es el software DocBridge Mill de Compart. Se usa para convertir los registros electrónicos enviados.

DZRs genera y envía muchos millones de facturas al año en nombre de sus clientes (dentistas, odontólogos así como cirujanos bucales y maxilofaciales). Los documentos adjuntos adicionales incluyen análisis de diagnóstico, acuerdos de instalación, cartas de reclamación y correspondencia. Por razones de privacidad, los documentos se imprimen en sus instalaciones y se envían de forma exclusiva en formato papel por correo ordinario. La normativa actual de protección de datos prohibe el uso del e-mail y otros medios electrónicos. Pero esta situación puede cambiar en los próximos años: " Estamos considerando todas las innovaciones positivamente y con una mente abierta," declara Claudius Homolka de DZRs.

"Una vez que un proceso de comunicación empresarial legalmente vinculante haya demostrado su eficacia, estamos más que dispuestos a invertir en tecnologías," explica el responsable de Output Management. La seguridad en la transmisión es clave, según Homolka, porque proteger los datos del paciente es una prioridad en DZRs. Homolka añade que De-Mail, E-Post y Regify todavía no se han establecido como alternativas creíbles al correo tradicional.

El paso inicial hacia la digitalización

Aunque la comunicación con los pacientes tiene lugar principalmente en papel, la que se establece con los dentistas ya se realiza en formato digital. En este caso, la correspondencia tradicional en papel está en declive y en la actualidad DZRs confía en el intercambio de datos electrónicos.

Concretamente los dentistas cargan todos los datos de facturación necesarios en un portal proporcionado DZRs. En caso de que los resultados del laboratorio estén disponibles, pueden cargarse instantáneamente o enviarse más tarde por correo. Entonces comienza la generación automática del workflow de las facturas. El sistema de DZR analiza los datos presentados para completar, verificar y generar el número de transacción.

Un punto de dificultad en este proceso es la variedad de diferentes formatos de los documentos que DZRs debe manejar, que van desde cualquier tipo de archive de imagen (por ejemplo, jpg, tif, etc.) a PDF.

Los documentos se dan salida en PostScript (para impresión) y PDF (para archivo). PostScript es la elección lógica, -explica Homolka-, porque es muy superior a la mayoría de los demás formatos en lo que respecta a la calidad de imagen. "AFP, por ejemplo, que normalmente se utiliza para impresión masiva, no puede proporcionar el matiz necesario y el detalle fino para las áreas grises."

El grupo de empresas alemán Dr. Güldener confía en Compart para sus data centers

La diversidad en formatos no conoce límites

En este contexto y teniendo en cuenta el alto volumen de facturas, la conversión rápida y fiable es crucial. DZRs confiaba anteriormente en un software open source pero tenía ciertos límites: resultados pobres ("demasiado lento") y un uso excesivo de recursos de almacenamiento aunque era el menor de los "males". El problema principal era que el antiguo sistema tenía una funcionalidad limitada: solamente podía convertir formatos de imágenes escaneadas.

Eso era razón suficiente para que Claudius Homolka y sus colegas reemplazaran el antiguo sistema por una nueva solución. Eligieron DocBridge Mill. " La conversión con el software Compart es mucho mejor que con el sistema anterior. No conozco ninguna herramienta que soporte tantos formatos como DocBridge Mill."

Valoraron diferentes soluciones para comparar, pero la solución de Compart ganó definitivamente – debido fundamentalmente a su amplia gama de funciones y su compatibilidad con casi todos los sistemas operativos más habituales, como es el caso de Sun Solaris, que es el que usan los data centers en la actualidad.

DZRs utiliza DocBridge Mill desde 2014, inicialmente para convertir resultados de laboratorio presentados electrónicamente en EPS (PostScript) para imprimir y PDF para archivo. Claudius Homolka: "En principio, podemos convertir virtualmente cualquier tipo de documento a través de la nueva aplicación, aunque DocBridge Mill soporta otros formatos que no son relevantes para nosotros. A pesar de ello, es bueno saber que es posible cualquier tipo de conversión."

Todo es automático: la conversión, la impresión y el ensobrado

DocBridge Mill también maneja fácilmente documentos que contienen no solo texto sino datos de imágenes generados por escáner, como las facturas PDF creadas por software de laboratorio que los centros de da-tos contabilizan frecuentemente. Además de la velocidad y de la fiabilidad, DocBridge Mill ofrece también otros beneficios: ensobrado completamente automático, incluidas las inserciones.

Los dentistas a veces hacen uso de servicios externos, como los de un laboratorio, en cuyo caso las facturas externas también se envían a DZR, ya sea por correo ordinario o electrónicamente como documentos escaneados. Clasificar las copias impresas como una "grabación externa" (factura de laboratorio) obviamente lleva mucho tiempo, y debido a que está en papel y carece de un código de control para envolver, debe introducirse manualmente en la máquina ensobradora.

Procesar la variante digital es mucho más fácil. El dentista simplemente escanea la factura del laboratorio y la transmite junto con los datos de los servicios prestados. El sistema lo clasifica automáticamente como documentos para una misma transacción. El registro escaneado y la factura separada se imprimen aguas abajo. Ambos obtienen un código de ensobrado y, por lo tanto, pueden enviarse automáticamente a la máquina ensobradora. No es necesario hacer coincidir manualmente la factura y el registro externo y alimentarlos a mano en la máquina ensobradora.

Todo en solo 24 horas

Para Claudius Homolka, este es el valor de la nueva solución – el tiempo- los ahorros realmente refuerzan el resultado final. Y en lo referente a la eficacia, el responsable también aprecia los otros ahorros de recursos que el sistema también ofrece. "Los documentos convertidos con DocBridge Mill están tan comprimidos que ocupan muy poco espacio de almacenamiento".

Cambiar al nuevo sistema tomó solo unas pocas horas: después de la rápida instalación de DocBridge Mill, solo era necesario reemplazar la designación al convertidor. Homolka: " Trabajar con Compart fue fluido y sin problemas. Hubo algunas llamadas al soporte después de la puesta en marcha, pero cada uno de ellos fue manejado con prontitud y de manera competente." El directivo recomienda que las organizaciones con requisitos similares evalúen cuidadosamente las opciones disponibles. La decisión de comprar software analizado y probado del mejor proveedor o de desarrollar una solución internamente depende de una serie de factores. En cualquier caso, la decisión es extremadamente importante para el procesamiento eficaz de los documentos, enfatiza Homolka.

El usuario

Los Centros de Datos Dentales Alemanes, German Dental Data Centers DZRs situado en Stuttgart, Hamburgo, Neuss y Munich son parte del Grupo de compañías Dr. Güldener. Con aproximadamente 1.000 empleados en diferentes localizaciones y con un volumen de facturación cercano a los 7 mil millones de euros, es líder proveedor de servicios de facturación de Sanidad.

Otras empresas del grupo también son el Centro de Facturación Óptica y el Centro de Facturación de Farmacia y Facultativos. Ludwig Güldener puso la piedra angular para el Grupo de empresas en 1953 fundando el Centro de Facturación Farmaceútica Ludwig Güldener KG en Frankfurt.

DZRs cuenta con el mayor volumen de facturación del sector privado dental. Han estado relevando a sus clientes de tareas administrativas durante más de 40 años, creando liquidez a través del factoring y salvaguardando contra la deuda incobrable.

DZRs argumenta los servicios innovadores, una fuerte orientación al cliente y potentes sistemas de TI como la base para su éxito a largo plazo. www.dzr.de

Resumen

Usted tiene millones de documentos que necesita convertir de forma rápida y fiable, pero su solo puede albergar un número limitado de formatos. ¿Qué hacer? Los Centros de Datos Dentales Alemanes necesitaban realmente hacer poco: simplemente reemplazaron su antiguo convertidor de código abierto por DocBridge Mill. La solución desarrollada por Compart soporta casi todos los formatos de entrada y salida y está diseñada para procesar un gran volumen de documentos. El beneficio para DZRs fue mejores resultados en la conversión y un ensobrado totalmente automático sin intervención manual.


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