Digitaldocu MFP es el último módulo de la suite de gestión documental Digitaldocu que posibilita la digitalización certificada desde cualquier equipo multifunción de cualquier fabricante, su uso está integrado dentro del display de trabajo del multifunción y permite que desde el propio equipo y sin más, dejando los documentos en papel bien en el alimentador automático o en el cristal la generación de documentos digitales seguros basándonos en la ORDEN EHA/962/2007.

Para el desarrollo de Digitaldocu MFP no hemos utilizado ningún SDK, Api, de ningún fabricante, se ha intentado disociar la aplicación del desarrollo de aplicaciones nativas del fabricante con el fin de hacer una solución más fácil de mantener y desarrollar.

Como únicos requisitos que se han de cumplir para poder utilizar Digitaldocu MFP desde un equipo multifunción serian que este disponga de navegador web integrado en el display y controlador TWAIN de red. Actualmente el 95% de los dispositivos en formato A3 disponen de esta tecnología de serie y en A4 muchos de ellos ya la ofrecen también de serie.

Los documentos digitales seguros que produce Digitaldocu MFP además de estar generados bajo los estrictos procesos recogidos en la digitalización certificada incluyen algunas características que hacen todavía más interesante la utilización de esta solución puesto que en algunos fabricantes estas características no las ofrecen de serie en los equipos.

• Digitalización Certificada + sellado de tiempo

• PDF/a serchables (OCR)

• PDF/a compatibles con plataforma @Firma

• Separación de documentos por códigos de barras

Aunque Digitaldocu MFP como ya hemos comentado anteriormente es un módulo de la suite Digitaldocu es un módulo con capacidades de trabajo independiente capaz de servir documentos digitales seguros a cualquier gestión documental que el cliente posea. Según la Orden que regula la captura certificada son susceptibles de digitalizarse todos los documentos que tengan relevancia tributaria como facturas de proveedor, documentos sustitutivos de pago, así como otros documentos.

Así pues, si en lo que estamos interesados es en digitalizar certificadamente albaranes de compra, albaranes de venta, ect… con la sola utilización de este módulo sería suficiente para cumplir con todos los requisitos legales, tan solo si lo que necesitamos digitalizar certificadamente son facturas de proveedor se establece en la Orden que este tipo de documentos posteriormente a la obtención de la imagen han de enlazarse con una serie de metadatos (básicamente aquellos que se detallan en el registro de facturas recibidas) y generar un cierre posteriormente denominado contable que incluye todas las documentos que se incluyan en un periodo impositivo.

Digitaldocu es una solución de gestión documental que incluye captura certificada o digitalización certificada homologada por la Agencia Tributaria (AEAT) desde 2008 según se recoge en la ORDEN EHA/962/2007.

¿Cómo funciona?

Digitaldocu MFP se sirve en formato web desde el web-browser del equipo multifunción, la tecnología utilizada es quizás el punto más relevante de esta solución puesto que sin la necesidad de desarrollos basados en SDKs o APIs propietarias de los fabricantes de multifuncionales hemos conseguido hacer un desarrollo multiplataforma, tan solo requerimos que el equipo multifunción incluya dentro de sus características el protocolo TWAIN (un estándar en cuanto a la adquisición de imágenes por lo que prácticamente el 100% de los multifuncionales son compatibles.)

Ejemplo de DigitalDocu en equipo Konica Minolta

¿Qué tipo de certificados necesito para poder utilizar Digitaldocu MFP se pueden utilizar?

Se pueden utilizar certificados de servidor, certificados alojados en el almacén de Windows o certificados externos basados en tarjetas (DNI-e incluido)

Ejemplo de DigitalDocu en equipo OKI

¿Cómo se licencia?

Digitaldocu MFP se licencia nominalmente por cada equipo multifunción, la primera vez que se ejecuta la aplicación esta reconoce el número de serie del equipo multifunción y de forma automática enlaza la licencia con el equipo por lo que no es posible utilizar más de un equipo con una misma licencia.

Ejemplo de DigitalDocu en equipo Toshiba

Distribución

Actualmente hay dos modelos de distribución, uno certificado (Partner) y otro prescriptor. El canal Partner es capaz de hacer sus propias instalaciones, dispone de licencias para uso propio (NFR) y puede ofrecer además valor añadido en la puesta en marcha.