Konica Minolta apuesta por la digitalización de facturas en los sistemas de gestión documental de las empresas, así como la automatización de los procesos de clasificación, aprobación y pago que permitan agilizar los trámites y ahorrar costes.

Hace aproximadamente un año, Konica Minolta hablaba sobre la digitalización certificada de facturas y hacía hincapié en la necesidad de utilizar un software homologado por la Agencia Tributaria. Además, la compañía nipona informaba del procedimiento y los requisitos técnicos para cumplir con todo lo necesario. Sin embargo, hoy las expectativas de las empresas han variado y ya no buscan una simple implementación compatible con los sistemas de la administración pública para que las facturas entrantes estén certificadas, sino que además desean que las facturas recibidas de proveedores estén integradas en sus sistemas de gestión documental y su proceso esté prácticamente automatizado.

¿Cuántas facturas reciben las empresas a lo largo del mes, incluso a diario? ¿Por cuántas vicisitudes pasa cada una de ellas desde que es emitida? La factura está en manos del departamento de Compras de la empresa destinataria. A partir de aquí se entrega al departamento adecuado, se revisa, se da el visto bueno, vuelve al departamento de Compras o Pagos, se efectúa el reembolso y se archiva correctamente. Con algunas variaciones según el tamaño o los procedimientos establecidos en cada empresa, ése será su recorrido. El tiempo invertido y algún que otro error ya hace que el replanteamiento merezca la pena.

Existe otra manera más rápida y sencilla de gestionar las facturas. Una vez que ésta llega a Compras, se digitaliza con un equipo multifunción, el original en papel se destruye y la factura se paga. Ya está. Entre bambalinas, la multifunción ha escaneado la factura y la ha pasado por un software inteligente que utiliza un sistema OCR (Optical Character Recognition o reconocimiento óptico de caracteres) para interpretar la información que contiene y clasificarla correctamente a través de algoritmos (número de factura, remitente, importe, referencia de envío, etc).

Con la información que tiene sobre el emisor o la referencia, el software reenvía automáticamente la factura al departamento que solicitó el producto o servicio para su aprobación. Y en todo momento la factura queda integrada con el sistema ERP y con el de contabilidad. Una vez aprobada, el sistema la envía a una cola de pagos ordenados por fechas de vencimiento o de pronto pago, para que se puedan hacer los pagos por orden.

¿Qué gana la compañía?

1. La trazabilidad de todas las facturas que llegan es inmediata y exacta, lo que nos permite hacer un seguimiento correcto de estos documentos.
2. El sistema utiliza reglas específicas para la comprobación y aprobación de las facturas, por lo que el proceso se agiliza enormemente.
3. La interfaz de usuario es amigable y bien estructurada, facilitando la tarea.
4. Si es necesario, se pueden hacer verificaciones secundarias y añadir comentarios a las facturas y los recibos.
5. El sistema es seguro y transparente gracias a su control de acceso, su proceso de aprobación, la capacidad de revisión y el archivado final.
6. El procesado de facturas se integra perfectamente en el sistema de ERP existente, por lo que se convierte en parte de un sistema de información global.
7. Ademas, la compañía puede ahorrar costes gracias a la agilizacion y control del pago, lo que permite obtener descuentos por pronto pago y cumplir todos los vencimientos.