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~ Entrevista ~

Harald Grumser, CEO y fundador de Compart

13-07-2015

“No hay futuro sin la comunicación electrónica”

Harald Grumser, Fundador de Compart, considera que la gestión de documentos se encuentra todavía en su infancia porque asegura que “aún pensamos en términos de papel y que realmente no queremos dar ese último paso al mundo digital”. También está convencido de que “están emergiendo nuevas áreas de negocio porque las grandes compañías cada vez externalizan más partes de sus comunicaciones al cliente”. Estos y otros temas se analizan en esta entrevista.

Compart disfruta hoy en día de una reputación mundial como líder innovador en el mercado  así como desarrollador  de soluciones profesionales y punteras en el campo de la gestión documental. ¿Se siente orgulloso de cómo su compañía ha evolucionado en los últimos veinte años?

Por supuesto que me siento orgulloso de todo lo que hemos conseguido en estos años, aunque naturalmente entiendo que tenemos mucho más por hacer. Y con esto no me refiero a Compart como empresa, a pesar de que sin duda tenemos cosas que hacer, me refiero a nuestra industria en general. La gestión de documentos se encuentra todavía en su infancia porque aún pensamos en términos de papel y realmente no queremos dar ese último paso al mundo digital. Cada vez es más frecuente que las comunicaciones con el cliente  se realicen a través de aplicaciones web  y casi todas las empresas están construyendo un mundo paralelo sin darse cuenta de la coincidencia sustancial entre el procesamiento de documentos tradicional y el basado en web.

Con el aumento de la digitalización y la puesta en la red de la vieja economía, la Industria 4.0 está de moda en estos momentos. ¿Cómo afectará al procesamiento de documentos?

En mi opinión, el impacto político y social que ha tenido la irrupción de Internet ha sido mayor que la invención de la imprenta hace ya más de 550 años. La Industria 4.0 es una manera contundente de decir que estamos en el amanecer de una nueva era de producción. Pero eso es sólo uno de los muchos cambios que conlleva Internet y que de hecho ya ha traído. Al mismo tiempo, Internet de las Cosas (IoT), la portabilidad y las aplicaciones móviles completamente nuevas están avanzando a buen ritmo. El problema radica en que la gente tiende a pensar de forma lineal y creemos que los nuevos retos a los que nos enfrentaremos en la próxima década no serán nada como los que abordamos en los últimos diez años. Pensar lo contrario sería un grave error. En lo referente a nuestra industria, nos enfrentamos a los mayores retos porque los procesos de los negocios no pueden permanecer  ligados al papel. No obstante, aún seguimos actuando como si los PDF adjuntos en el e-mail PDF fuesen  el principio y el fin en las modernas comunicaciones con el cliente.

En cuanto al “correo seguro” (secure email), continúa la controversia que gira en torno a De-Mail, IncaMail y otros servicios similares. Así, De-Mail sigue experimentando problemas de aceptación a pesar de que es obligatorio para las agencias gubernamentales alemanas. ¿Qué opina del futuro de la sustitución electrónica?

Sigo convencido de que no hay futuro sin la comunicación electrónica. Necesitamos darnos cuenta que realizamos millones de transacciones meramente electrónicas todos los días, ya sean las entradas de un concierto, la compra de una póliza de seguro del coche o reservar las vacaciones. Pero el pago no parece requerir ninguna identidad electrónica adicional. Vamos a seguir apoyando estos sistemas, a pesar de que su velocidad de aplicación sea más que decepcionante.

Compart trabaja conjuntamente con Swiss Post en la transmisión digital de  documentos confidenciales. ¿Qué beneficios tiene IncaMail sobre otros servicios?

En última instancia, se trata de un compromiso entre seguridad y comodidad. De-Mail y E-Postbrief son extremadamente seguros, aunque tenga otra cuenta de e-mail que requiera que me identifique cada vez en persona. IncaMail no necesita eso, pero se las arregla para ofrecer un alto grado de seguridad. Probablemente nunca podré utilizar IncaMail para votar en las elecciones nacionales, porque eso no es algo tan frecuente  como mi nómina mensual, es decir, algo que lo puedo hacer con menos seguridad.

En la última edición de Comparting, usted habló sobre la separación inevitable entre  los datos y el diseño, además de que HTML5 será el formato del futuro. Pero usted aún mantiene que el éxito de las comunicaciones de hoy se basa en el intercambio de los datos en bruto. ¿Cómo se llega a ese éxito? O por decirlo de otra manera, ¿dónde están los puntos débiles de la mayoría de las empresas en este sentido?

Muchas empresas están creando nuevas aplicaciones web, incluso algunas con equipos altamente innovadores que entienden un montón sobre diseños y arquitecturas de servicios actuales. También puede ser que un cliente al final quiera un documento PDF para guardarlo en un archivador después de haberlo impreso desde el navegador. Mientras el número de aplicaciones sea pequeño, nadie se da cuenta de que los módulos de texto necesitan varias revisiones del departamento legal y que algunos de los datos conseguidos han podido ser cambiados por otro departamento hace tiempo.

No se puede acabar con dos sistemas totalmente diferentes de TI; uno, que prefiere hacerlo todo a través de la web ahorrando así dinero para la compañía, y otro que prefiere la comunicación en papel de un lado para otro.

La gestión de entrada y salida, así como las aplicaciones web necesitan integrarse  en una arquitectura global y ahí radica el desafío para el procesamiento moderno de los documentos. ¿De qué depende ello? ¿Cuáles son los riesgos?

Todos los sectores han automatizado sus procesos en internet y es por ese camino por donde hay que seguir.  Pero si he estado ofreciendo diferentes opciones para los mismos procesos de negocio durante mucho tiempo, como una pantalla HTML de entrada, un formato PDF interactivo o un formulario en papel para rellenar, lo primero que tengo que hacer es poner en consonancia esas aplicaciones y documentos. En la mayoría de las empresas eso significa un cambio de responsabilidades. La gestión de entrada y salida necesita aplicar sus competencias de procesamiento de documentos para el desarrollo web, o incluso hacer de esto último una unidad organizativa separada. La presentación del diseño tiene que estar estable, porque la visualización tiene que funcionar en una gran pantalla de una workstation y en una pantalla de dispositivo móvil de 4 pulgadas.

Quedémonos brevemente con el diseño adaptable, la visualización y salida de documentos independientes de la página y el dispositivo ¿Qué papel desempeñará  HTML5 en el futuro? ¿Qué impacto cree que tendrá este formato en el procesamiento de documentos?

AFP es el formato "último tramo" para la impresión y el PDF es el formato "último tramo" para el archivo. HTML5 ofrece todo para la visualización de contenidos independientemente del dispositivo y es relativamente fácil de convertir a AFP o PDF. Sin embargo lo contrario es extremadamente complejo. HTML5 no es solo el sucesor de HTML4; es la base para aplicaciones completamente nuevas en web, incluso web apps, aplicaciones que se ejecutan como apps solamente en el navegador. Pero HTML5 no es sólo el cimiento de las aplicaciones adaptables, también lo es para documentos corporativos que se ajustan al tamaño de la pantalla en los que vayan a ser visualizados. La creación de documentos necesita separarse del formato A4 por lo cual requiere un nuevo paradigma de nuestra industria con el cual conviviremos en los próximos años venideros.

No obstante, la digitalización no está acabando con los volúmenes físicos de documentos  tan drásticamente como se esperaba. ¿Cómo ve esa evolución? ¿Cuánto tiempo cree que el documento impreso se quedará en su forma actual?

Aunque la digitalización no ha tenido el impacto esperado en los volúmenes de documentos físicos en Alemania, lo mismo no puede decirse de los países escandinavos. Si bien los volúmenes transaccionales están cayendo en Alemania la disminución se compensa con una economía fuerte y mayores volúmenes de correo. El papel nunca desaparecerá completamente, y en tanto la impresión a color sea más rentable y por lo tanto más interesante, los productos de papel de alta calidad pueden dar la vuelta y reemplazar a la comunicación electrónica. La tendencia a la baja continuará a largo plazo, pero es difícil decir a qué velocidad.

¿Cómo impactará todo esto en los proveedores de servicios de impresión?

Es posible tener éxito incluso en los mercados más consolidados, pero la ventaja del tamaño en sí no es una garantía. Creo que emergen nuevas áreas de negocio porque las grandes compañías cada vez externalizan más partes de sus comunicaciones al cliente. Las campañas que inteligentemente enlazan el papel a la web, -mailings con gancho y altamente personalizados, o transacciones de gran volumen, como lecturas de los contadores-, podrían ser buenos candidatos. En mi opinión las grandes compañías  necesariamente no permanecerán por su éxito pero sí por el de sus creativos.

En lo que se refiere a garantizar la calidad en la producción de impresión, ¿qué procesos son los mejores para cada tipo de compañía? ¿Qué es lo importante?

Nosotros básicamente diferenciamos entre control de calidad basado en regresión y basado en reglas. Los procesos de regresión aseguran que el contenido del documento y sus páginas totales no cambian después de la conversión de un software. La garantía de calidad basada en regresión se necesita principalmente en el procesamiento batch tradicional. Por su parte, la garantía de calidad basada en reglas se usa generalmente para la creación de documentos descentralizados, por ejemplo a través de aplicaciones office y deben tener en cuenta la necesidad de comprobación de la exactitud y el emplazamiento de la dirección  así como ciertos requerimientos de producción o especificaciones del diseño que deben ser observados. Resumiendo, la garantía de la calidad debería ser un paso integrado en el proceso de producción  y no sólo estar establecido al principio o al final.


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