La apuesta por la mejora de la gestión pública ha recibido un importante impulso en los últimos años y, sobre todo, de manera más inminente con la irrupción de la pandemia, durante la cual se han logrado avances en plazos antes inimaginables. Pero también se ha arrojado luz sobre las brechas que todavía dificultan la transformación digital.

Con el objetivo de progresar al respecto, PFU (EMEA) Limited y el Instituto de Transferencia de Conocimiento en Innovación Pública (ITCIP), en colaboración con el Club de Innovación y expertos tanto de TI como de la Administración local y regional, han diseñado una guía con la que responsables de cualquier área pública adquirirán el conocimiento para alcanzar una digitalización de procedimientos o documentación de calidad y hacer un uso eficiente de la tecnología disponible.

Actualmente se dispone de normativa y planes de acción suficientes para orientar a las instituciones hacia un modelo de prestación de servicios abierto, colaborativo y transparente en beneficio de la ciudadanía. En este sentido, el Gobierno ya ha publicado la Agenda España Digital 2025 desde la que propulsa la transformación digital como palanca para aumentar la productividad y relanzar el crecimiento económico del país. Aun así, en PFU y el ITCIP quieren enfrentar además el reto pendiente de ofrecer soluciones tecnológicas personalizadas, más fáciles de usar y de extremo a extremo, convirtiendo a la Administración en motor del cambio.

La transformación digital impone un importante cambio organizativo que debe contemplar la transparencia, el acceso a la información y la gestión documental, entre otras cuestiones, como así afirman los expertos. Esta guía de digitalización para las Administraciones locales y regionales indica lo que marca la ley en cada parte del procedimiento, los medios tecnológicos necesarios, recomendaciones, posibles errores a evitar, además de ejemplos prácticos y claros puestos en marcha.

Estos son los distintos aspectos abordados en el manual: Nuevo modelo de asistencia al ciudadano. El documento incide en la necesidad de articular medidas e implementar procedimientos y herramientas tecnológicas que permitan cumplir con normas de referencia como la Ley 39. Si bien los organismos parten de posiciones dispares, las circunstancias abocan también a un amplio marco de soluciones con las que extender la cultura de la tramitación electrónica y optimizar los recursos disponibles. Se aspira a un nuevo modelo de asistencia más ágil, de máxima transparencia y mayor autonomía para la ciudadanía como principal interesada.

El registro en el nuevo modelo digital. El registro electrónico es una pieza esencial para posibilitar la tramitación del procedimiento administrativo y garantizar el derecho de la ciudadanía a comunicarse por medios telemáticos. Según los expertos, debería plantearse de manera holística teniendo presente las dimensiones jurídica, técnica y organizativa. Una buena práctica sería implementar la operativa de la digitalización a partir del catálogo de trámites de la sede electrónica. La simplificación y automatización de la Administración, la predefinición, la interoperabilidad administrativa y la formación del personal son otros importantes aspectos a tener en cuenta.

Gestión de la vida del expediente. El manual muestra el recorrido real de un expediente cuya digitalización comenzaría en los canales iniciales de relación de la ciudadanía con la Administración. Aquí el esfuerzo invertido se traduce en eficiencia y mejora de la gestión administrativa. Para conseguir ambos objetivos, los expertos aconsejan prestar atención a expedientes híbridos o mixtos con distinto soporte, plantear su conversión digital aplicando una filosofía de ecología del dato, hacerse con herramientas potentes pero integradas con las soluciones existentes o realizar copias de seguridad en los sistemas. También se recogen otras consideraciones en torno al despliegue de la gestión documental y el archivo electrónico único de expedientes finalizados con foco en la necesidad de incorporar la interoperabilidad a los procedimientos administrativos.

Procedimientos en sede electrónica. Ahora el ciudadano es dueño de la Administración, y la sede electrónica debe concebirse como un espacio en internet que sirva de puerta de acceso para toda aquella información, datos y servicios electrónicos a su disposición de forma actualizada y, preferentemente, personalizada. Debe evitarse utilizar el diseño de cualquier portal convencional y aportar un mejor servicio en forma de agilidad, simplicidad y calidad de la información.

Digitalización de los datos de la ciudad, la gestión de órganos de gobierno o las universidades. Más allá de la tramitación electrónica, empieza a despuntar la idea de una “Administración 4.0” en la que la transversalidad de procesos y la integración de la información a todos los niveles cambiará el modo de enfocar la gestión de las ciudades. El informe recoge asimismo el desarrollo de sesiones telemáticas de órganos de gobierno que, en ningún caso, deberán descuidar la seguridad tecnológica y la organización para garantizar su buen funcionamiento. Y por último, en el lado de las universidades, se subraya la importancia de digitalizar procedimientos y servicios a fin de que puedan transformarse en organizaciones con un funcionamiento plenamente electrónico e interoperable, ya que de ellas dependerá garantizar las competencias digitales de los trabajadores futuros.

La tecnología disponible para la tramitación electrónica integral. No todo vale para todo, por lo que los expertos recomiendan considerar antes de adquirir un equipo si se va a escanear, es decir, convertir un documento en papel en una imagen digital, o si se va a digitalizar para guardar también la información necesaria para su gestión electrónica. Posteriormente, el foco debe estar en obtener una calidad de imagen y de los datos óptima, una interfaz ágil y sencilla, aportando al mismo tiempo fiabilidad. Las tecnologías de IA y RPA han abierto un nuevo escenario en la digitalización y la gestión de la información, pero siempre habrá que escoger el escáner que se adapte al espacio, los documentos, las necesidades, así como las aplicaciones de captura y de gestión propias.

Para mayor valor desde el punto de vista práctico, se destacan soluciones reales como la de registro electrónico de documentos desarrollada por la empresa de software Berger Levrault, la de gestión de historias electrónica de pacientes por parte de Inetum (antes IECISA) y la visión de la digitalización de la ciudad con soluciones integrales e innovadoras en el marco de los ODS que presenta T-Systems. Asimismo, desde PFU se aportan algunos ejemplos de integración de sus dispositivos de digitalización Fujitsu o ScanSnap con aplicaciones usadas en la Administración como GEISER, ORVE o la plataforma LexNET. En esta guía han colaborado además activamente profesionales de gestión pública de los ayuntamientos de Leganés, Gijón, Málaga y Sant Feliu de Llobregat, así como del Gobierno del Principado de Asturias.

“La necesidad de adaptarse a las circunstancias requiere del esfuerzo de todos. Fabricantes, integradores, desarrolladores de software, gestores y usuarios colaboramos estrechamente en espacios de cocreación para entender las distintas problemáticas y proporcionar soluciones tecnológicas de última generación”, señala Jesús Cabañas, director regional de PFU (EMEA) Limited para Iberia. “Si se pretende optimizar los procesos de gestión, hay que poner énfasis tanto en la información como en los datos de calidad; y la tecnología permite prepararse para los nuevos tiempos. Esta guía de digitalización puede servir de apoyo a las administraciones para que transformen definitivamente su modelo de atención al ciudadano de forma eficaz y eficiente”.

"Es importante crear espacios de colaboración, apoyándose en la inteligencia colectiva, para afrontar las necesidades de esta nueva época en las organizaciones", remarca Miguel de Bas, fundador del ITCIP. “Garantizar la eficiencia en proyectos de digitalización es complicado, pero el problema no es por falta de personal o herramientas, sino en poder facilitar realmente la vida a todos los innovadores comprometidos con el cambio”.